Với chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã được Văn phòng Chính phủ (VPCP) đẩy mạnh ngay từ năm 2012 và ghi nhận nhiều kết quả tích cực.
Thay đổi phương thức quản lý văn bản: Văn phòng chính phủ tiên phong hiện đại hóa
Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước với đối tượng áp dụng là các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Đây được đánh giá là bước đi quan trọng của Chính phủ để hiện thực hóa mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử.
Chính phủ đã có nhiều hành động để xây dựng Chính phủ điện tử, văn phòng điện tử
Các nhiệm vụ triển khai tại Văn phòng Chính phủ thuộc 5 nhóm nội dung: Xây dựng trục liên thông văn bản quốc gia; hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản & hồ sơ công văn; xây dựng, hoàn thiện các văn bản, quy định phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống và sao lưu văn bản điện tử; tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn bản & hồ sơ công văn.
Hàng năm, Văn phòng Chính phủ phải xử lý hơn 2 triệu văn bản đến và phát hành khoảng 400.000 văn bản mới. Khối lượng công việc này là một áp lực không hề nhỏ của VPCP. Với việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản, thời gian xử lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ đã được đẩy nhanh hơn gấp 5 lần. Việc phê duyệt văn bản nay có thể thực hiện qua các thiết bị di động thông minh thay vì chỉ có thể thực hiện theo phương thức truyền thống.
Có thể nói, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công văn đã hiện đại hóa và thay đổi căn bản phương thức làm việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ. Toàn bộ các công việc về tiếp nhận, xử lý, ban hành, quản lý các văn bản hành chính thông thường đều được điện tử hóa. Đây được coi là một trong các bước đi đầu tiên để tiến tới triển khai văn phòng không giấy với vai trò tiên phong của VPCP.
Chính phủ đã có những chính sách cụ thể, hành động thiết thực để khuyến khích và triển khai áp dụng công nghệ nói chung, áp dụng phần mềm quản lý văn bản nói riêng. Đây cũng là xu thế chung trong thời buổi Cách mạng công nghệ 4.0 mà các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan không thể đứng ngoài.
Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại từng cơ quan, doanh nghiệp
Văn phòng điện tử trong một vài năm gần đây được nhắc đến như một giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, quản trị & xử lý công việc cho các cấp lãnh đạo, quản lý và cho từng cá nhân người dùng. Chính phủ đang từng bước áp dụng văn phòng điện tử để hướng tới Chính phủ số, đồng thời khuyến khích các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp cập nhật phương thức mới này để nâng cao hiệu quả.
Phần mềm văn phòng điện tử giúp hiện đại hóa công tác quản lý văn bản, điều hành công việc
Từ bối cảnh và nhu cầu thực tế đó, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã xây dựng phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice. CloudOffice là hệ thống phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu và điều hành quản trị công việc chuyên nghiệp với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến.
CloudOffice chinh phục khách hàng bởi các tiện ích ưu việt mà phần mềm đem lại, trong đó có thể kể đến:
- Khả năng quản lý văn bản toàn diện với đầy đủ các nghiệp vụ như: phân loại, phê duyệt, phân công xử lý, nắm bắt báo cáo tình hình & thời hạn xử lý văn bản…
- Quản lý văn bản theo mô hình nhiều cấp và cho phép tạo mối quan hệ giữa các văn bản
- Trình gửi nội dung văn bản để lãnh đạo xem và phê duyệt trước khi ban hành
- Quản lý văn bản, tài liệu một cách linh hoạt giúp tìm kiếm và chia sẻ tài liệu dễ dàng, nhanh chóng
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch công tác năm, quý hoặc tháng, tuần với đầy đủ thông tin về các bước thực hiện và nhân sự tham gia
- Tổ chức thực hiện công việc với sự tham gia của nhiều phòng ban, đơn vị, cá nhân
- Lãnh đạo, các cấp quản lý có thể theo dõi hoạt động văn phòng từ xa thông qua SmartPhone, phê duyệt văn bản ở mọi nơi mọi lúc
Để được tư vấn thêm về CloudOffice và quá trình triển khai phần mềm văn phòng điện tử, Quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Tel : 04.37545222; Fax: 04.37545223
Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286
Website: https://cloudoffice.com.vn/
Để lại một phản hồi